Pengertian Surat Keputusan Pembelian Barang
Surat keputusan pembelian barang merupakan dokumen resmi yang dibuat oleh perusahaan atau instansi pemerintah untuk menetapkan keputusan dalam membeli barang. Surat ini biasanya dibuat oleh atasan atau manajer yang bertanggung jawab atas pembelian barang.
Alasan Membuat Surat Keputusan Pembelian Barang
Membuat surat keputusan pembelian barang penting dilakukan agar semua pihak yang terkait dalam proses pembelian barang memiliki pedoman yang jelas. Selain itu, surat keputusan juga berfungsi sebagai bukti resmi dalam proses pembelian barang.
Langkah-langkah Membuat Surat Keputusan Pembelian Barang
Berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan dalam membuat surat keputusan pembelian barang:
1. Tentukan tujuan pembelian barang
Sebelum membuat surat keputusan, tentukan terlebih dahulu tujuan dari pembelian barang tersebut. Apakah barang tersebut akan digunakan untuk keperluan operasional atau untuk kebutuhan lainnya.
2. Tentukan spesifikasi barang yang akan dibeli
Setelah menentukan tujuan pembelian, tentukan spesifikasi barang yang akan dibeli. Misalnya, merek, model, ukuran, dan lain sebagainya.
3. Tentukan jumlah barang yang akan dibeli
Setelah spesifikasi barang ditentukan, tentukan jumlah barang yang akan dibeli. Pastikan jumlah barang yang dibeli sesuai dengan kebutuhan.
4. Tentukan sumber dana untuk pembelian barang
Setelah menentukan spesifikasi dan jumlah barang yang akan dibeli, tentukan sumber dana untuk pembelian barang tersebut.
5. Buat surat keputusan pembelian barang
Setelah semua persiapan dilakukan, buat surat keputusan pembelian barang yang berisi informasi tentang tujuan pembelian, spesifikasi barang, jumlah barang yang akan dibeli, dan sumber dana untuk pembelian barang.
6. Tandatangani surat keputusan pembelian barang
Setelah surat keputusan pembelian barang selesai dibuat, tandatangani surat tersebut oleh atasan atau manajer yang bertanggung jawab atas pembelian barang.
7. Sebarkan surat keputusan pembelian barang
Setelah surat keputusan pembelian barang ditandatangani, sebarkan surat tersebut ke semua pihak yang terkait dengan pembelian barang.
Contoh Surat Keputusan Pembelian Barang
Berikut adalah contoh surat keputusan pembelian barang:
Nomor : SKPB/001/2023
Hal : Keputusan Pembelian Barang
Dalam rangka meningkatkan kinerja perusahaan, maka dengan ini kami menetapkan keputusan untuk membeli barang sebagai berikut:
1. Tujuan Pembelian Barang
Barang yang akan dibeli adalah printer multifungsi untuk kebutuhan operasional perusahaan.
2. Spesifikasi Barang
Merek : Canon
Model : PIXMA TR150
Ukuran : 322 x 185 x 66 mm
Berat : 2,1 kg
3. Jumlah Barang yang akan Dibeli
Sebanyak 5 unit printer multifungsi.
4. Sumber Dana untuk Pembelian Barang
Sumber dana untuk pembelian barang berasal dari anggaran operasional tahun 2023.
Demikian surat keputusan pembelian barang ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Kesimpulan
Membuat surat keputusan pembelian barang perlu dilakukan untuk menetapkan keputusan dalam membeli barang. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas, diharapkan proses pembelian barang dapat berjalan dengan lancar dan terencana.
